Stichting Impian Anak, mei 2018

PRIVACYVERKLARING

Stichting Impian Anak legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het sponsorschap of de verwerking van een eenmalige gift. Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere partijen  Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld.
Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen zoals nieuwsbrieven.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als sponsor of als ontvanger van de nieuwsbrieven. Stuur daarvoor een e-mail aan This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u hier doorgeven.
Stichting Impian Anak zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.
Mocht er toch een datalek worden geconstateerd, dan wordt dit onmiddellijk gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Register Verwerkingen

In dit dossier is vastgelegd hoe Stichting Impian Anak omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met wie de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.
Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van iedereen die met Stichting Impian Anak te maken hebben.

Impian Anak onderscheidt 4 soorten contacten:
Nieuwsbrieflezers
Vaste sponsors van schoolkinderen in Lombok
Incidentele sponsors
Bezoekers website

Uiteraard kunnen personen bij meer van deze groepen thuishoren.
We leggen uit hoe we in alle gevallen met de persoonsgegevens/privacy omgaan.

Nieuwsbrieflezers

Impian Anak verstuurt gemiddeld 2 keer per jaar een nieuwsbrief via het programma ‘nieuwsbriefsysteem.nl’.

Aanmelden voor deze nieuwsbrieven kan via een linkje op de website of via een berichtje naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
In het nieuwsbriefprogramma worden van de ontvangers van de nieuwsbrieven de naam en het e-mailadres opgeslagen. Met nieuwsbriefsysteem.nl hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten en we zijn ervan overtuigd dat nieuwsbriefsysteem.nl een gerenommeerde partij is die zorgvuldig omgaat met de aan hen geleverde bestanden.

In elke e-mail van Impian Anak wordt de mogelijkheid om uit te schrijven voor de nieuwsbrieven duidelijk vermeld. Het uitschrijven kan dan via een afmeld-link onder de nieuwsbrief. Door op deze link te klikken, worden de naam en het e-mailadres direct verwijderd.  Ook is het altijd mogelijk af te melden via een mailtje naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Dan worden de naam en het e-mailadres binnen een week uit het bestand verwijderd.
Voor de afmelders; alle nieuwsbrieven zijn ook te lezen via de webiste (en Facebookpagina) van Impian Anak.

Vaste sponsors van schoolkinderen in Lombok

Nieuwe sponsors melden zich meestal persoonlijk, via e-mail of via Facebook/Messenger aan bij Impian Anak. De contacten lopen dan via secretaris/penningmeester Marianne Geurts.
Van sponsors wordt in elk geval de naam gevraagd, evenals contactgegevens. De sponsor zelf bepaalt op welke manier hij/zij contact wil onderhouden met Impian Anak.
De contactgegevens kunnen dus bestaan uit:

- voorna(a)m(en), achternaam
- straat/postcode/woonplaats
- e-mailadres
- facebook/messenger adres
- telefoonnummer

Er zijn geen ‘verplichte velden’, belangrijk voor Impian Anak is dat we de sponsors schriftelijk kunnen bereiken, dit kan dus via post, mail, messenger zijn.  Eén van deze adresgegevens is dus noodzakelijk. Zijn er bij Impian Anak meer contactgegevens bekend, dan worden deze ook opgeslagen. Dit is deels op papier, deels op de pc van de bestuurders.
De financiële boekhouding wordt bijgehouden in een boekhoudsysteem. Hierin worden van elke vaste sponsor naam en indien bekend adres/e-mailadres opgeslagen.
Ook wordt hierin vastgelegd welk kind/kinderen door betreffende sponsor wordt geholpen.

Uiteraard zijn er ook persoonsgegevens die we niet zelf vragen, maar die we wel ‘onder ogen’ krijgen, zoals bankrekeningnummers die op de afschriften staan. Ook op de belastingformulieren in geval van een ‘Overeenkomst Periodieke Gift in Geld’ vult een sponsor meer persoonsgegevens in, o.a. geboortedatum en burgerservicenummer. Deze formulieren worden op papier in een afgesloten kast bij de bestuurders bewaard.
Dit zijn gegevens die we zelf niet gebruiken, maar die we wettelijk wel moeten bewaren. Zodra de wettelijke bewaartermijn van deze documenten is verstreken, worden ze vernietigd.

Het boekhoudsysteem staat op een pc die lokaal wordt beheerd door de bestuurders.
Dagelijks wordt er op de pc een back-up gemaakt. Maandelijks wordt er een back-up gemaakt op een losse schijf die wordt bewaard in een afgesloten ruimte.

Op de website van Impian Anak staat een lijst met gesponsorde schoolkinderen. Zodra een kind een sponsor krijgt, vragen we de sponsor of we zijn/haar na(a)m(en) op deze lijst mogen noemen. Tevens vragen we of de sponsor ook een foto geplaatst wil hebben op deze lijst.
Is dit het geval, dan levert de sponsor zelf de foto aan, en geeft ook zelf aan welke naam we mogen publiceren.
Mocht een sponsor bij nader inzien liever naam en/of foto verwijderd hebben, dan kan dit via een bericht aan één van de bestuurders, of via een mail aan This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
We zorgen er dan voor dat de gegevens binnen een week worden aangepast.

Mocht een sponsor zich afmelden, dan kunnen we zijn/haar gegevens verwijderen uit onze administratie. In het boekhoudsysteem zullen de gegevens wel gedurende de wettelijk verplichte termijn blijven staan.

Incidentele/eenmalige sponsors

Van incidentele/eenmalige sponsors worden geen gegevens vastgelegd in het SAP- boekhoudsysteem. Naam en betaalgegevens zijn alleen vastgelegd op het bankafschrift.
Tot de nieuwe AVG regels werden ingevoerd werd op de website van Impian Anak ook een lijst gepubliceerd van incidentele sponsors. Vaak hebben we van deze sponsors geen verdere contactgegevens. Omdat wij vaak geen contact meer hebben met deze donateurs, en hun privacy toch willen waarborgen, hebben we besloten deze pagina niet neer te publiceren op de website.
Ook zullen we geen namen van (eenmalige) sponsors meer noemen in de nieuwsbrieven.

Website

De website impan-anak.com is SSL-gecertificeerd.
Het privacyprotocol wordt op de website gepubliceerd.
Impian Anak gebruikt cookies op de website
Een cookie is een bestand dat op computer, tablet of telefoon van de bezoeker wordt opgeslagen. Met behulp van een cookie kunnen wij bijvoorbeeld het gebruik van de site gemakkelijker maken voor de bezoekers of de kwaliteit van de website testen en indien nodig te verbeteren.
Cookies worden alleen gebruikt voor interne doeleinden, niet voor reclame, social media etc.
Het is vooralsnog niet mogelijk om cookies uit te zetten bij bezoek van de Impian Anak website.

Functionaris gegevensbescherming

Omdat Stichting Impian Anak klein en overzichtelijk is, is er besloten dat voorzitter Peter Geurts en secretaris/penningmeester Marianne Geurts gezamenlijk de privacytaken beheren.

Privacy en Lombok

Namens het bestuur van Stichting Impian Anak nog een toevoeging aan dit geheel.
De AVG-wet geldt voor Europese Persoonsgegevens, dus voor onze sponsors/donateurs.
Wij realiseren ons terdege dat we aan de andere kant te maken hebben met de kinderen en hun families in Lombok, Indonesië, waarvoor deze wet niet geldt.
En dat wij van deze kinderen en hun families beschikken over vaak zeer persoonlijke gegevens.  
Wij doen ons best hier ook op een nette en respectvolle manier mee om te gaan, maar beseffen ook dat het delen van deze gegevens met de sponsor een deel van het werk van Impian Anak is. Zonder uitleg waarom een kind sponsoring hard nodig heeft, zonder informatie en updates over de kinderen te sturen naar de sponsors, zullen we weinig sponsors vinden.
Ook het delen van foto’s van de kinderen en hun omgeving met de sponsors is onontbeerlijk voor het werk van Stichting Impian Anak.
We hopen dat iedereen daar begrip voor heeft en dat ook de sponsors op een respectvolle manier met de persoonsgegevens van de kinderen/families omgaan.

Ook in Lombok zullen we het AVG-gebeuren doornemen met ons team. We zullen hun ook wijzen op de aangescherpte privacy-regels in Europa. Dit houdt ook in dat namen/foto’s van bezoekende sponsors niet ongevraagd op de Impian Anak facebookpagina zullen verschijnen

Nog vragen?

Zijn er nog vragen of opmerkingen, dan horen we dat graag!


Bestuur Stichting Impian Anak,
Peter en Marianne Geurts